Workplace Essential Skills - Be A Competent Convener

職場新鮮人必備技能,當個稱職的會議召集人

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職場新鮮人必備技能,當個稱職的會議召集人


在職場上,每個人或多或少都有機會擔任會議召集人的角色,可能你上司是專案負責人,他將邀請的會議事務指派給你,或是你本身就是會議召集人。對於工作經驗不多的菜鳥而言,當必須聯繫、召集一群職位比自己高,或是比自己資深的前輩參與會議,或多或少會有點壓力,光是寄封Email可能就要猶豫再三。這篇文章就是要針對這種狀況,告訴你身為一個合格的會議召集人,有什麼需要注意的地方與地雷,盡量減少被同事翻白眼的機會。套一句我老闆說的話,約會議是小事,但當你把細節都照顧到的時候,同事對你的專業度與信任度會上升,你也才有機會執行更重要的任務。

這篇文章討論的範圍在於中型以上的跨部門會議,人數至少約在五人以上。強調是跨部門會議,因為不同部門之間的日常互動頻率可能偏低,因此該有的禮儀與型式還是要注意。比起草率無禮的評價,太過拘謹、多禮的風評還是相對正面得多。至於少數情況雖屬跨部門會議,但由於雙方平時往來密切,有一定熟悉程度,你臨時走過去說要開個會可能也稀鬆平常,這種情況則不在這篇文章的討論範圍內。

前情提要

我任職於一間大型外商的台灣總部,公司在台灣有數十間分店,因業務需求,需要召集和分店的店長的會議,也會和總公司同仁及外國團隊進行線上會議。

在溝通工具方面,我們公司內部以Google的系統作為主要的行政平台,約會議一律透過Google日曆進行。因此,以下說明也會以Google日曆作為主要載體,但我相信多數邏輯在其他工具上是通用的。

一、確認會議時間

約會議最怕挑不到適合的時間,尤其當人數一多,與會者的層級一高,大家的行程總是滿滿滿,一改再改也是見怪不怪。以下列出幾個常見的情境和解法。

1) 事先列出幾個時段

先列出時段讓大家挑,這樣可以將回答方式限縮成是非題或選擇題,而不是最麻煩的問答題,不只自己方便,回答的人也方便。如果你列出的時間全部被打槍,那就請對方提出更適合的時段。

事先列出時間有另一個重要目的,你要先預約會議室。在許多公司中,會議室預約都有一套明確規範,你可以提前將所有可能的時段都約下來,避免排除萬難敲好時間後,才發現沒有會議室可用,你絕對會尷尬得想撞牆。更慘的情況是根本忘記要借會議室,等時間一到所有人不論大眼小眼,全部都瞪著你。

2) 以層級最高的人優先

擒賊先擒王,要安排一個好的時間當然要先搞定最忙的人,通常誰最忙?官越大越忙。假設與會者中包含A以及他的上司B,你可以先詢問A,看他有沒有B的行事曆觀看權限,如果有,代表你已經順利踏出第一步;如果沒有,你也可以將事先列好的時段交給A,請他和上司確認過後再回覆你。

3) 私下詢問與會者的共通行程

有一次,我必須和十幾、二十間分店的店長約線上會議。由於店長們的職位相同,因此也有共同的行程,像是星期一早上進行店長會議,星期三下午進行年度計畫會議等。你可以先挑一個較熟,或是看起來較和藹可親的店長,私下詢問他們共通的行程,這樣就可以排除許多不適合的可能性。

4) 跨國會議記得考慮對方時區

如果這場會議包含了多個國家的與會者,記得事先詢問對方所在的時區,在Email中討論會議時間時,請貼心的附上各時區的時間。提供足夠的資訊讓對方可以快速做決策,也是專業的表現之一。

二、送出會議邀請

1) 列出議程

大家都怕開冗長而沒有重點的會,為了避免這個狀況,事先列出議程是必要的準備工作。除了明確告知會議目的,方便主持人控制時間外,議程也可以告知與會者需要準備什麼資料或內容。議程範例如下:

10:00 – 10:20 APP開發進度 (by Alex)
10:20 – 10:40 行銷活動規劃 (by Tina)
10:40 – 11:00 相關部門協調 (by Leo)

當然,議程必須要先當事人確認,才不會在發出通知後讓當事人一頭霧水,覺得這東西干我屁事。另外,如果你上司才是會議召集人,你只是執行者的話,建議先和上司確認議程無誤後,再跟其他人作確認。

2) 在會議名稱中加上會議室或地址

雖然Google日曆中本身就有會議室的欄位,但你要想想,大家都很忙,行事曆點開都會引發密集恐懼症,還要再讓與會者點選會議詳情未免也太不貼心,解決方式之一是在會議主旨後面直接加上會議室名稱,如果會議不是在公司內部進行,也記得附上會議地址。會議名稱範例如下:

年度計畫會議@會議室A
產品開發會議@台北市信義區xxx

3) 更改行程的顯示顏色

在Google日曆中,預設的顏色是灰藍色,但如果這場會議超級重要,重要到必須提高它的存在感,那你可以更改它在日曆上顯示的顏色。相信我,大部份人都不會修改這鬼東西,你的會議通知馬上會鶴立雞群。

三、確認Key Person是否參加

不要以為送出會議通知後就沒事了,在Google日曆中,每個人都可以回覆是否參加會議。如果這場會議的Key Person遲遲沒有回覆,記得直接向他確認是否方便參加。

由於每個人的工作習慣不同,有些人可能知道自己有會要開,時間上也不衝突,但老是不按參加,或單純沒注意到而忽略。我以前也當過那個老是不按參加的人,結果被老闆提點了一下,「你要盡快讓會議召集人知道你的意向」。

不論是以上哪一種情況,會議通知是你發的,代表你有義務要確認Key Person是否能參與會議。

四、會後寄Mail確認

許多人一定都遇過這種情況:會議上大家和樂融融,什麼方案都說好,誰來執行也都說可以,結果開完會後翻臉不認臉,所有人各說各話。許多職場的恩怨情仇都是從這裡開始。

為了避免決議在會後被翻盤,或是大家完全忘記討論過程,強烈建議在會議結束之後,將會議中所做的決策寄給所有的與會者,並視情況補上討論細節。雖然有心人士還是可以裝死說沒看到信,但這個方式能夠最大程度保護的保護自己,這也是許多職場前輩告訴我的超重要經驗談。

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A
Aron

以前用MIX這個名字在網路打滾,後來改為Aron。工業設計系畢業,曾任職知名品牌行銷企劃,做點設計,寫文案也寫網站;目前擔任零售業數據分析師。最近開始練格鬥和Python量化投資。

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