鬼速Excel,瞬間提升效率的快速鍵與實用技巧
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鬼速Excel,瞬間提升效率的快速鍵與實用技巧

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鬼速Excel,瞬間提升效率的快速鍵與實用技巧


跟工程師學懶人技巧

眾多行業中,軟體工程師或程式設計師算是每天都努力敲鍵盤的一群人,甚至可能是次數最多的一群人。因為每天都在敲鍵盤,敲著敲著就敲出心得,或抱怨。
「為什麼我每天光是處理這個小動作就要花那麼多時間?沒有快一點的方法嗎?」,甚至有研究指出,工程師每天花最多時間的動作,就是滑滾輪找指定段落。

工程師被賦予的天賦是發現問題,並解決問題。那他們怎麼解決上述問題?

通常,工程師們會有自己習慣的程式編輯器,程式的本質是文字,所以編輯器說穿了就是像Windows裡面的純文字文件,或Word,只是它的功能更多一點。透過編輯器的功能,能夠提升敲鍵盤的效率,甚至對許多工程師來說,最好的編輯器就是可以不需要滑鼠的編輯器,因為這樣更快!

因此,這篇文章會採用這個模式,能用鍵盤的動作就不用滑鼠,能按快速鍵的指令就不按選單。


行前說明

以下列出的快速鍵皆會將Windows和Mac版本用/分開,如果沒有特別標示代表相同。


鬼速奧義

1. 選取文字

Shift + 方向鍵

不管在Windows或Mac中,只是「按Shift+方向鍵」就可以用鍵盤選取文字,不管在什麼軟體中都適用。

如果你用滑鼠做同樣的事情,可能會不小心選過頭,尤其公用電腦的滑鼠都很難用;或是你現在用的電腦根本沒有滑鼠,你正按著筆電的觸控板按得很痛苦。


2. 快速移動

Ctrl + 方向鍵 / Cmd + 方向鍵

在Excel中,最常做的事情就是檢視資料和選取儲存格,這個快速鍵可以快速地在單一表格內移動,如下圖的選取範圍。

鬼速Excel,瞬間提升效率的快速鍵與實用技巧

如果你有一個超大張的表格,你就可以用這個技巧快速檢視列數和行數。
但有一點要注意,如果表格中有空的儲存格,我們的瞬間移動在這個地方就會卡住,需要再多按一次或兩次。

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3. 快速選取儲存格

Ctrl + Shift + 方向鍵 / Cmd + Shift + 方向鍵


這個快速鍵是從第一點與第二點衍生而來。
第一點可以快速選取,第二點可以快速移動,兩者相加就可以「快速移動+選取」。


4. 全選

Ctrl + A / Cmd + A

這也是不管在什麼軟體都適用的快速鍵,按一次可以選取整張表格,再按一次可以選取這個工作表中的所有範圍,如下,這樣就可以快速刪除所有內容了。

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這裡有個冷知識,雖然目前意義不明。
從上圖可以看出,當所有儲存格都被選取時,只有一個儲存格保持空白,這個格子就是我們在全選前點選的儲存格。

另外,從這個快速鍵可以延伸出另一個表格設定技巧。
許多人經常會讓表格的標題「跨欄置中」,如下圖的標題「表格1」和「表格2」。這個方式沒什麼問題,但我會習慣在標題和表格中間留一個空白行,如右邊的表格。

鬼速Excel,瞬間提升效率的快速鍵與實用技巧

為什麼要這樣做?這牽涉到另一個常用功能,「籂選 (Filter)」。
我們每次按下籂選的時候,可以想像成Excel默默幫我們做了一次「全選」的動作,然後才進行籂選。在表格1中,因為籂選的內容包括了標題,所以會變成下圖的樣子。

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相反,表格2的籂選方式才是我們真正需要的格式。
如果沒有這樣做,我們每次在籂選前都要手動選取範圍,然後才能按籂選,超!級!慢!

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可能有些人會覺得中間多一欄空白很醜,那你可以考慮把這一欄的欄高縮小,或是乾脆隱藏。


5. 刪除/插入列或行

Ctrl + / Ctrl –
Cmd + / Cmd –

刪除與插入是在Excel裡面超級常用的功能之一,但這個快速鍵竟然沒有列在滑鼠右鍵的快鍵選單裡面,必學!

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6. 編輯格存格內容

F2

別人還在晃啊晃的找滑鼠的時候,你已完成編輯了,簡潔俐落。


7. 快速跳行

Ctrl + G

在Excel中,儲存格座標有很多種表示方法,其中一個是像「A50」、「B100」,這個快速鍵可以透過座標,快速跳至指定的儲存格。

和第二點的快速跳至表格底部有點不同,這個方式可以跳到表格的中間,不用怕跳過頭。

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8. 自動填滿

對黑色十字點擊滑鼠左鍵兩次

在Excel中,拖拉儲存格右下角的黑色十字可以「自動填滿」,這大家都知道。
但許多人不知道,只要對黑色十字點左鍵兩下,Excel就會自動填滿至最後一列!
當你有上百上千列資料要自動填入的時候,這個方法超好用。

鬼速Excel,瞬間提升效率的快速鍵與實用技巧

填滿的預設結果是複製第一個儲存格的內容,可以在填滿後透過選項調整。

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必須注意一點,自動填滿的判斷模式和「2.快速移動」有點像,如果隔壁的表格中間有空白的話,填滿的動作就只會進行到空白處。

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9. 快速切換工作表

Win : Ctrl + PageUp / PageDown
Mac : Option + ← / Option + →

如果你的Excel中有多張工作表,用這個快速鍵可以快速在不同工作表間切換。

這個快速鍵也適用於網頁瀏覽器,如Chrome和Firefox,如果你和我一樣經常開一大大大堆分頁,那這個快速鍵就超適合你,但是在Mac中要更改如下:

Option + Cmd + ← / Option + Cmd + →

至於IE嘛,就別勉強它了。


10. 移動欄位順序

滑鼠選取整欄後,按住Shift並拖曳

這是個經常需要使用,但很多人不知道的快速鍵。
記得拖曳前要確實按住Shift,否則會變成覆蓋其他欄位而不是排列順序。

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11.還原/重做

還原
Ctrl + Z / Cmd + Z

重做
Ctrl + Y / Cmd + Y

這組快速鍵在作業系統和大部份軟體中都好用!
但要注意一點,在有些軟體中,有重做是Ctrl + Shift + Z / Cmd + Shift + Z,如最有名的就是Photoshop系列軟體。

這個功能在網頁瀏覽器,如Google Chrome和Firefox中都可以使用。
你是不是曾遇過這種情形,在FB花了二十分鐘打了一篇文情並茂的長文,結果竟然不小心Delete掉了!!!
沒關係,Ctrl + Z就好了。


應該怎麼學快速鍵

許多人都有這個疑問,我的答案是「遇到再查」。

學英文單字,最笨的方法是找一本字典,然後全部背起來。
比較理想的方式,你可以看小說、看雜誌、看影集,遇到不會的字再查。

學Excel公式也一樣,微軟提供了官方說明文件,Excel functions (alphabetical)Excel functions (by category),裡面列出了所有的Excel公式,不要傻傻地全部背起來,那和背字典沒有兩樣。只要你懂得定義問題,並抓出關鍵字,大部份的問題都可以得到解答。千千萬萬人在用Excel,你通常不會是第一個遇到這個問題的人。

學快速鍵的方法基本上是相同的,有些快速鍵在Excel中就會備註,有些則估狗一下就有了。


快還要更快

如果你對於效率的追求和我一樣病態,那你可以試試這個方法。

我是右撇子,但為了手腕的健康與效率考量,已經練成雙手都能控制滑鼠的境界。
雖然自己還是可以明顯感覺出左手比較遲鈍,卻也足以應付日常需求,但我絕對不會用左手去玩那種要快速連點滑鼠的遊戲。

練成這樣有什麼好處?當然有。

第一,你的左手會變靈活;能不能鍛鍊右腦我不確定,這在醫學上好像還是有爭論,但我相信會。

第二,如果右手不幸受傷,你還有左手。

第三,針對不同的工作內容,你可以切換模式。
像是在上網找資料的時候,因為要在不同分頁間作切換,這時我會採用下圖一的模式;有時候要處理一些需要大量複製貼上的雜事,我就會切換成下圖二的模式。

第三,針對不同的工作內容,你可以切換模式。 像是在上網找資料的時候,因為要在不同分頁間作切換,這時我會採用下圖一的模式;有時候要處理一些需要大量複製貼上的雜事,我就會切換成下圖二的模式。
第三,針對不同的工作內容,你可以切換模式。 像是在上網找資料的時候,因為要在不同分頁間作切換,這時我會採用下圖一的模式;有時候要處理一些需要大量複製貼上的雜事,我就會切換成下圖二的模式。


雕蟲小技之爭

有些人認為快速鍵這東西是雕蟲小技,不值得花時間在上面,「我慢慢按的時候可以順便思考接下來要幹嘛啊」。這是價值觀問題,我無意筆戰,但我想說說我的看法。

首先,我認為這是觀察力與解決能力的思惟。

當我們重複做一件事情時,會意識到「我現在這樣做好像有點笨」,並思考「是不是有更好的方法」,最後「上網找資料或自己想出解決方案」。
從這個角度來說,是的,快速鍵是雕蟲小技,真正重要的是上面這個思考流程。

其次,「我慢慢按的時候可以順便思考接下來要幹嘛啊」這件事。

我準備中的另一篇文章,內容是關於電腦輸入法及打字速度,基本上是在探討同一件事。
我認為,當我們在打字、挑字的過程中,都是對專注力的一種消耗。同理,如果我們可以將這些常用的快速鍵練成不假思索的反射動作,在這個情況下,我們才可以真正將腦力用於思考,而不被消耗。

至於什麼是「不假思索的反射動作」?我舉個例子。
我使用的中文輸入法是嘸蝦米,很小眾,但很快,因為大部份的常用字都不需挑字。

我曾經問過幾個同為少數族群的朋友,「欸你記得為什麼這個字要這樣打嗎?」
對方回答,「忘了,但我記得就是這樣」。
就是這個境界。

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Aron

以前用MIX這個名字在網路打滾,後來改為Aron。工業設計系畢業,曾任職知名品牌行銷企劃,做點設計,寫文案也寫網站;目前擔任零售業數據分析師。最近開始玩截拳道、單輪車和Python量化投資。